コラム

ブレインストーミングの意味 – アイデアが出るルール・やり方

 沈黙が続く会議を終わりにしませんか?

 脳が思考停止している会議は、ブレインストーミングとは言えません。

 ブレインは「脳」、ストーミングは「嵐」ブレインストーミングの意味はその名の通り、脳に嵐を起こすこと。会議は思考停止している場合ではなく、アイデアが次々でこないと、ブレスト会議とは言えません。

 しかし、会議中にこんな状況が頻発します。

  • 特定の人ばかり発言する
  • 長い沈黙が続く
  • 決定したことがひとつもない
  • つまらない

 会社員は、一生涯に会議の時間で約3万時間を費やすそうです。1日10時間活動出来たとして、あなたは、約8年間分の時間を無駄にしているかもしれません。会議を開催する人も、招集した人の時間を奪っている自覚を持つべきではないでしょうか。

 8年あったら、新しいスキルの習得・子供と遊ぶ時間など、色々できます。

 自己紹介が遅れました。はじめまして「寿(ひさし)」といいます。

 僕は会議が嫌いです。正確には「つまらない会議」がめちゃくちゃ嫌いです。

 過去、取引先の定例会議に出席していたことがあります。各社で15人ほど参加する会議、2時間の会議の中で発言する人は3人程度・・・口を挟めない状況もあり、他の人は聞いてるだけ。

 地獄です。帰りたい。

 

 この記事では、ブレインストーミングを面白くする工夫やルール・やり方について解説していきます。

 会議の時間が少しでも楽しくなり、みんなのアイデアが飛び交う有意義な時間になるように。

 少しでも、お役に立てればうれしいです。

意味のあるブレインストーミングの前提

 ブレインストーミングはクリエイティブな発想や新しいアイデア・課題解決に繋がる糸口を見つける会議です。はじめに会議の特性を理解しましょう。

報告・連絡の会議は必要ない

 会社では、情報共有のための会議がしばしばあります。僕は、そのような事実確認の会議はメールや掲示板、チャットでいいと思っています。むしろ、時間を拘束されるので迷惑とさえ感じてしまいます。

 目的が他にあればいいでしょう。例えば朝礼では、情報共有とは別に、職場の緊張感を保つ・社員のコミュニケーションに重きをおいているなどです。そうなれば、重要視するのは元気なあいさつに変わります。

 情報を記憶するだけの時間で、人を集める必要はありません。

決定しないブレインストーミングは遊んでるだけで意味がない

 ものごとが決定しない会議ほど、意味のない会議はありません。

 後ほど詳しく解説しますが、ブレインストーミングはその性質上、会話が議題から逸れていくことがあります。また、楽しくなればなるほど、時間を忘れ盛り上がり、決めることを後回しや持ち越してしまいがちです。

 何も決定しない会議では、レクリエーションになってしまいます。少なくともブレインストーミングを通じて仕事をひとつ先に進める意識は必要です。

 決めることは、ブレインストーミングをやる上で、最低限まもらなくてはいけないルールのひとつなのです。

ブレインストーミングができる環境にあるか

 アイデアを発言することは勇気が必要です。誰も考えつかないアイデアを発言することは賞賛もあれば、否定もあるからです。

 ブレインストーミングするメンバーのチームワークはどうですか?

 信頼関係のおけるメンバーなら、突飛なアイデア・稚拙な考え・的を得ない考えも遠慮なく発言できると思います。まずは、心理的安全性が確保された環境を整える方が先です。チームビルディングをしてから、ブレインストーミングしましょう。

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ブレインストーミングをする意味を参加者が理解しておく

 参加者は、ブレインストーミングの意味について理解しておく必要があります。少なくとも普通の会議とは違い、アイデアを出し合うものと認識しているかが重要です。

 報告・連絡・共有の会議では、極端な話、発言者がひとりいればあとは皆聞き手で構いません。受け身の姿勢でも問題ないでしょう。また、発言内容は事実やデータに基づいた情報で構わないので、正確な情報を調べることが準備となります。

 一方ブレインストーミングは、積極的な発言が求められます。主体性を持って会議に臨む必要があります。受け身の姿勢でいるなら、その会議に同席する必要はなく、むしろ邪魔になるでしょう。また、事実や情報よりも、自分の考えを発言することが重要になります。

意味あるブレストにするための事前準備

 では当日、ブレインストーミングを楽しくするために事前の準備について解説していきます。会議の進行を妨げないために気を付けるべき項目は以下の通りです。

  • 開催日程・時間の事前連絡
  • テーマについての周知
  • アジェンダを決める
  • アイデアを事前に受け付ける

 ブレインストーミングが盛りあがるように、進行の妨げになりそうなことは事前に取り除いておきましょう。

開催日程・時間の事前連絡

 2週間前には開催の連絡をしましょう。参加者に準備してもらうことがあるためです。準備する項目は以下になります。

  • 主催者を明確にする
  • 日時 / 時間
  • 場所(オンライン / オフライン)
  • 会議のテーマ
  • メンバー(多くて5人)
  • 司会者(ファシリテーター)
  • 当日必要なもの

主催者を明確にする

 主催者を明確にしておく事で、会議に対しての質問が主催者に行くようになります。「誰々から聞いた」と言った伝言ゲームが防げます。

会議は午前中の開催にする

 会議は午前中に開催しましょう。人は朝の方が脳が十分に休まった状態で頭が冴え、クリエイティブなアイデアを発想しやすいと言われています。

 午後になるにつれ脳の機能は疲れていき、集中力を発揮しにくくなるからです。他にも会議を午後にしてはいけない理由がいくつかあります。

  • 昼食後は眠気で集中力が途切れる
  • 夕方は脳が疲れている
  • 会議の時間が伸びると残業しなくてはいけなくなる

 いいアイデアを出すために、ブレインストーミングは午前中に設定しましょう。

オンライン会議は事前にURLを発行

 会議の場所を事前に確認しておきましょう。とくにオンライン会議の場合、ツールの確認や接続環境の確認は事前に済ましておいてください。

  • オンライン会議のURLは事前に発行し連絡しておく
  • アクセス・ログインができるか検証しておく
  • ツールは使って機能を把握しておく

 いざ会議を始めようとした時に、通信トラブルがあると出鼻を挫かれてモチベーションが下がってしまいます。

ブレストは少人数で

 ブレインストーミングは、5人ぐらいの少人数がいいでしょう。

 人数が多いと、意見に多様性が生まれすぎてまとまらなくなり、発言しない人間が出てきてしまいます。逆に人数が少なすぎると、多様性がなくなりアイデアの幅が狭くなります。客観性も失われます。

 5人の参加者のなかで役割分担をするといいでしょう。司会者・書記・タイムキーパーなど決めておくとブレインストーミングがスムーズに進行します。

司会者(ファシリテーター)を立てる

 司会者(ファシリテーター)を決めましょう。ブレスト主催者が担当することが自然だと思います。

ファシリテーターとは

 促進する人、容易にする人の事を言います。会議中にストーリーを作り、参加者の意見や能力を最大限引き出す為にサポートする役割を担います。

事前資料は先に展開しておく

 ブレストの事前資料は先に展開しておきましょう。

 アイデアは何もないところからは生まれません。知識や情報の組み合わせから発想は生まれます。ブレストの前に情報を展開することで、参加者に先に考えをまとめてもらうことに繋がります。

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ブレインストーミングのテーマを面白くする

 ブレインストーミングのテーマを工夫します。ブレストのタイトルを面白くすることで、頭が柔らかくなり、斬新なアイデアが集まりやすくなり、柔軟な発想に繋がっていきます。

  • 売り上げ向上のアイデアが10個出るまで終われない会議
  • 会社を大きくするための5つのアイデアとは?
  • 今まで誰も思いつかなかった商品開発会議

 少し笑ってしまうタイトルぐらいでもいいでしょう。

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アジェンダを決めておく

 アジェンダを決めて参加者に共有しておきましょう。アジェンダとは「会議で論ずる事項(議題)の表」です。ブレスト当日のタイムスケジュールです。

  • アイスブレイク(5分)
  • 会議のゴールの共有(5分)
  • ブレインストーミング(20分)
  • アイデア議論(10分)
  • アイデア選定(10分)
  • まとめ・次回の日程(10分)

 時間を区切る事で、意見が出やすくなったり意見をまとめやすくなります。

事前にブレインストーミングのアイデアを受け付ける

 メンバーがアイデアを持ち寄った上で集まると会議の導入がスムーズになります。また、事前にアイデアを募ることにより、当日集まったときにアイデアが出ない場合のリスクヘッジにもなりまうす。共有の方法は以下の方法で共有します。

  • 社内チャットでグループを作る
  • 口頭でも聞いたメモを、事前資料に入れる
  • メーリングリストで共有する

 他のメンバーのアイデアを事前に見ることで、さらにいいアイデアが浮かびます。

ブレインストーミングのルールは大喜利に似ている

 ブレインストーミングは、お笑いの大喜利に近いと思っています。楽しい会議は自然と面白いアイデアが出てきます。

ブレストと大喜利の共通点

 大喜利はお題に対し、色々な切り口を考えて発想を飛躍させて回答していきます。「面白い答えを考える」以外に、これといったルールはありません。

 ブレインストーミングも同じように、面白いアイデアを出しやすい環境を作るためのルールです。比較しながら見ていきましょう。

ブレインストーミングのルール

 まずは、ブレインストーミングのルールを解説します。

  • 時間はゆったりめにとる
  • 意見の否定はしない
  • 意見に対して拍手
  • 人の意見を遮らない

大喜利のルール

 次に、大喜利のルールを解説します。

  • 考える時間はゆっくり考える
  • 発言は挙手
  • ツッコミはぜず、おもしろかったら笑う
  • 他の回答者の邪魔はしない

 人の意見に対して拍手することや笑うことは、相手の承認欲求を満たす行為なので、心理的安全性も確保されます。

ブレインストーミングの時間は長めにとりましょう

 ブレインストーミングの時間は、長めに取るといいでしょう。その場で考える時間が必要だからです。

 2時間くらいが理想です。ブレスト中に出たアイデアに対して、発想の広がりをディスカッションすることが大切になり、醍醐味だからです。会議が盛り上がっているのに、時間が気になってしまうのはもったいないですね。

発言のルールを決める

 発言のルールを決めることで、ブレストの雰囲気を壊さないようにします。人は、話を最後まで聞かない人、話を遮る行為を不快に感じます。

 また、話を遮るということは、そこで発想の飛躍を止めている可能性があるのです。ブレスト開始時に発言のルールについて確認しましょう。

  • 人の発言を遮らない
  • 意見がある時は手をあげる
  • 進行は司会者に任せる
  • 一回の発言はひとり3分以内まで
  • 話を遮ったら、その場で席を立ち一回休み
  • 勝手に喋った人は書記を交代する

 面白いルールを作ると、場が和むかもしれませんね。

アイスブレイクには意味がある

 ブレインストーミングの始まりには、アイスブレイクをしましょう。アイスブレイクとは、会議の場を和ませるための工夫や簡単なゲームをすることです。緊張をほぐしてコミュニケーションを取りやすい状態にしてからアイデア出しをしましょう。

アイスブレイクの工夫

 会議室の環境を整えるのもアイスブレイクになります。場が和む工夫であればなんでもいいのです。

  • 心地いい音楽を流す
  • お茶を用意する
  • 座席にネームプレートを置く
  • 屋外で会議をしてみる
  • ニックネームを決める
  • 司会者はタスキをかける
  • 席はくじ引きで決める

 ちょっとした工夫で雑談が生まれ、意見が出やすい空気をつくることができます。

会議の意味を決めるゴール設定

 ブレストの冒頭では、目的・目標の共有を忘れないようにしましょう。ブレストの特性上、アイデアの飛躍により本題から外れてしまうことがあります。そうなった時、目的を共有しておかないと、本題に立ち返ることが難しくなります。

 会議はアイデアを結論づけ決定することに意味があります。最初に会議のゴールを参加者全員で共有しましょう。

会議の終わり方

 会議の終了時には、以下の事を確認するようにしましょう。

  • 今回の会議で決まった事
  • 次回の会議のテーマ
  • 次回の開催日時

 

 ブレストが盛り上がるほど、次回のことは忘れてしまいます。参加者全員が揃っているその場で、次の予定を確認しましょう。

 その日のうちに、議事録やメモなどを共有し、フォローアップできれば言うことなしです。

ブレインストーミングを後押しするツール

 ブレインストーミング中は参加しているメンバーが、同じ情報やイメージを共有する事が重要です。ホワイトボードなどを使い可視化しながら会議を進めましょう。

プロジェクター・ホワイトボードを使って可視化する

 プロジェクターなどを使い、事前資料などはスクリーンに映しながらブレストを進めます。資料がある場合、人は手元の資料ばかり見てしまいます。目線をひとつに集中させるために、プロジェクター・ホワイトボードを活用しましょう。

 アイデアをまとめるために、マインドマップやポストイットを使うといいでしょう。

ブレインストーミングの議事録はすべて残す

 ブレインストーミングで出たアイデアは、採用・不採用に関わらず、すべて議事録に残すようにしてください。不採用になったアイデアの中にも、後日見直したら使えるアイデアが眠っていることがあります。

 テープレコーダーやカメラなどのツールを活用しましょう。スマートフォンがあれば問題ないでしょう。オンライン会議は録画して保存しておきましょう。

  • 録音する
  • 録画する
  • 画像で残す

 議事録を書き直すことで、記録者が勝手にアイデアを編集してしまうことがあります。アイデアは使えないと勝手に判断しないことが大切です。

 また、ブレインストーミングを議事録にまとめるのは大変です。ツールを使って楽をしましょう。

参考書籍

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ブレインストーミングは楽しくなければ意味がない

 ここまで読んで頂いてありがとうございました。

 ブレインストーミングも大喜利も面白くなければやる意味がありません。

 難しい顔をして考えていても、面白いアイデアや斬新な発想は生まれてこないでしょう。脳が思考停止に陥らないように、事前の準備や環境づくり・空気づくりにも力をいれて臨むことが大事です。

 何より、つまらない会議にあなたの大事な時間を使うことが無くなれば、あなたの人生は豊かになります。ブレインストーミングで新しいアイデアを発想し、世の中を変えていきましょう! 

 

 なにか、ヒントになればうれしいです。