コピーを学ぶ

5W1Hの考える順番 – 相手への伝え方

 みなさん、5W1Hを正しく使えていますか?

 5W1Hは、When(いつ)Where(どこで)からではなく、What(何を)Why(なぜ、何の為に)の順番で考えましょう。

 こんにちは、寿(ひさし)と言います。

 5W1Hは、課題解決・商品戦略の立案やコミュニケーションなど、仕事のあらゆる場面で使われるフレームワークです。一般化されているフレームワークなので、いまさら解説する必要はないかもしれません。しかし、正しく使えていると勘違いしたまま5W1Hを使っている可能性があります。

 5W1Hには、考える順番があります。

 「いつ」「どこで」から考えるのではなく「何を」「なぜ」から考えるほうが、より効果的に5W1Hを使えるのです。

 この記事では「5W1H」の考える順番を解説し、有効に使う方法をお伝えします。

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 ちなみに僕は、文章を書く時・キャッチコピーを書く時・企画書・プレゼン資料を作るときなど、あらゆる場面で5W1Hを使います。ほんとに便利です。

なぜ、5W1Hの考える順番が大切なのか

 5W1Hの順番について語る前に、5W1Hのおさらいをします。

5W1H(フレームワーク)のおさらい

 5W1Hは6項目で構成されています。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が、誰に、誰と)
  • Why(なぜ、何の為に)
  • What(何を)
  • How(どのように)

5W1Hは、一番重要なことを先頭にもってくるニュース記事を書くときの慣行である。

出典元 : Wikipedia

 ニュース記事では、最初の段落はリードと呼ばれます。リードは、多くの「5W」が含まれるといいとされ、日本では教育現場において国語や英語の文法や、文学作品の読解指導に使われています。ちなみに「6W1H」「5W3H」「5W1H1R」といった派生もあるみたいです。

5W1Hのメリット

 5W1Hのメリットもおさらいしておきましょう。

  • 思考のヌケ・モレを防ぐ
  • ストーリー立てて物事を考えられる
  • 相手に伝える時、整理して伝えられる
  • 思いつき以外のアイデアを発想できる
  • シンプルで覚えやすい
  • 本質的な目的・結論を導き出せる

5W1Hはコミュニケーションの場面で使うと効果的

 5W1Hで話をするように心がけると、相手は話の全体像がイメージでき、具体的なことが伝わりやすくなります。コミュニケーションの場面でも積極的に使いましょう。

  • 課題の発見がしやすくなる
  • プレゼンの構成が上手くなる
  • 相手を納得させやすい
  • 内容が相手に正確に伝わる

なぜ、5W1Hの順番は大切なのか

 5W1Hは、決まり文句のように「いつ」「どこで」から覚えて使っている人が多いかもしれません。間違いではないのですが、場面によって使い分けないと効果的に使うことはできないのです。

 「いつ」「どこで」から考える場面は、報告書や記録をつけるときなど、考えがまとまっている時。

 「何を」「なぜ、何の為に」から考える場面は、考えや・アイデアをまとめる時などです

5W1Hの順番は、What(何を)Why(なぜ、何の為に)から順番に考えましょう

 ではなぜ、What(何を)Why(なぜ、何の為に)の順番で考えた方がよいか、理由を説明します。

What(何を)は、行動の対象を明確にする

 What(何を)は、目的の対象を指します。

  • 毎日本を読む
  • 毎日運動をする
  • 朝早く起きる

 これらは行動です。つまりWhat(何を)は、具体的なアクションを指しています。

 例えば友人とご飯の約束をする場面。

「〇〇日空いてる?」

 このような会話から始めてしまうと、相手は「何をするんだろう?」と疑問におもいます。これは、When(いつ)から会話を始めているケースです。

「一緒にご飯食べにいかない?」

 これは、What(何を)から始めている会話です。行動が具体的にイメージできます。What(何を)を決めたあとに「いつ」「どこに」と会話を進めていけば、回り道せずにコミュニケーションができるわけです。

Why(なぜ、何の為に)で、本質的な問いを見つける

 Why(なぜ、何の為に)は、目的・理由を探るために用います。

 What(何を)だけだと、人は納得しません。理由や根拠が気になるからです。目的と行動が明確で一致していると、人は理解しやすく安心して行動がとれるのです。

 さきほどの、友人をご飯に誘う例で解説すると。

「行列のできる人気のラーメン屋が近所にあるみたい。一緒にいかない?」

 目的は「行列のできる人気のある店」で、行動は「ラーメン屋に行く」です。

5W1Hの順番を入れ替える

 ここまでを踏まえて、5W1Hの順番を入れ替えます。

  • What(何を)
  • Why(なぜ、何の為に)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が、誰に、誰と)
  • How(どのように、アイデア)

 行動、理由や目的を優先し、What(何を)Why(なぜ、何の為に)を前に持ってきました。
 When(いつ)Where(どこで)Who(誰が、誰に、誰と)などの詳細は後にもってきます。

Why(なぜ、何の為に)は「5回のなぜ」で掘り下げよう

 「5回のなぜ」はトヨタ生産方式と言われるもので、トヨタではトラブルや問題が起こった時に原因究明の為に使われる手法です。

 根本的な原因を明確にし、本質的な改善策を考えるための思考法です。

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5W1Hの順番を意識した方がいい場面

 5W1Hは、会議やプレゼンの場面で活躍します。

  • なぜ、その新商品が必要なのか:Why(なぜ、何の為に)
  • どんな商品なのか:What(何を)
  • 発売時期はいつ頃か:When(いつ)
  • 店舗で販売するのか・Webで販売するのか:Where(どこで)
  • ターゲットは誰か:Who(誰が、誰に、誰と)
  • 売るために必要なプロモーションは何か:How(どのように、アイデア)

 相手には、先に目的や根拠・結論を提示した上で、手段や方法・時期を話した方が聞きやすくなります。

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5W1Hの参考になる書籍

 この記事は、次の書籍を参考にしています。

 漫画で読みやすく、内容も充実していておすすめです。

 水族館のアミューズメント企画課に勤めている、入社4年目のOLが主人公。毎日頑張って仕事しているのに、なかなか評価される結果が出ない。そんな時、経営コンサルティングをしているメンターと出会い・・・5W1Hを勧められて、、。

 こちらの書籍もオススメです。

コミュニケーションを円滑にするために

 普段のコミュニケーションから5W1Hを使い、伝える順番に気を配ってみてください。会話がスムーズに進められることもメリットですが、話し手の自分も、会話が整理されて話しやすくなります。

 古臭いイメージのある5W1Hですが、昔から使われている手段は、あらゆる場面で使える万能なフレームワークです。

 目的を見失った時「なぜやるのか、何をやるのか」から5W1H振り返ってみると、本来、何をやるべきだったのか、再確認出来ると思います。

 何かヒントになればうれしいです。ここまで読んで頂いて、ありがとうございました。