5W1Hを使って伝える順番を意識するとコミュニケーションは上手になる
伝える順番を意識すれば、上手く話せるようになります。
たとえばお笑い芸人のトークを想像してみてください。テレビ番組「人志松本のすべらない話」芸人が話すエピソードは、映像が浮かびますよね。
「これは中学校の時の話なんですけどね。同じクラスに〇〇君っていう子がいまして、その子がだいぶオカシイ子で、とんでもないことをしでかすんですよ」みたいな。
こんにちは、寿(ひさし)といいます。元芸人です。
流暢な語り口のなかに「いつ・どこで・誰が」がきちんと盛り込まれています。
芸人は無意識的に5W1Hを使いこなしています。それは、話の舞台設定・登場人物をきちんと伝えないとオチが効いてこないと知っているからです。いわゆるフリというやつです。
5W1Hは、物事を相手に伝える時だけでなくアイデアを考える時にも使えます。結論までの道筋や順番を分かりやすくしてくれるのです。
仕事上でもプライベートな場面でも、メールの返信をする・報告書を書く・議事録を書く、どんな場面でも5W1Hは役に立ちます。
5W1Hの順番とは
まずは5W1Hをおさらいしておきましょう。
5W1H、6つの項目
5W1Hは以下の6項目で構成されます。
- When(いつ)
- Where(どこで)
- Who(誰が、誰に、誰と)
- Why(なぜ、何の為に)
- What(何を)
- How(どのように)
5W1Hは、一番重要なことを先頭にもってくるニュース記事を書くときの慣行である。
出典元 : Wikipedia
ニュース記事で最初の段落はリードと呼ばれています。リードには多くの「5W」が含まれるといいとされ、日本では教育現場において国語や英語の文法・文学作品の読解指導に使われています。
「6W1H」「5W3H」「5W1H1R」といった派生もあるようです。
5W1Hは「なぜ・どのように」から順番に考えることもあれば、相手に何かを伝えるときは「何を」などの結論を先に伝えた方がいい場合もあります。
忙しいときに、結論が後回しの会話を聞くのってイライラしませんか。
5W1Hのメリット
なぜ、コミュニケーションにおいて5W1Hを意識することが大切なのでしょう。メリットを整理してみます。
- 本質的な目的・結論を導き出せる
- 論理的に物事を考えられる
- 相手に物事を整理して伝えられる
- シンプルで覚えやすい・一般化されている
5W1Hは、伝えること・考えることを体系化してくれる手段なのです。
5W1Hで本質的な問いを見つける
もう少し5W1Hについて掘り下げて考えていきましょう。
5W1Hの項目の中で特に重要な項目は、What(何を)Why(なぜ、何の為に)です。
What(何を)は結論・行動を明確にする
- 毎日本を読む
- 毎日運動をする
- 朝早く起きる
これらの行動は最終的な結果を指します。結論を決めると、プロセスである「いつ」「どこで」「誰が・誰と」「どのように」が決まってくるのです。
Why(なぜ、何の為に)で本質的な問いを見つける
Why(なぜ、何の為に)は、結論に対して目的・理由を探るための項目です。
人は、What(何を)だけだと納得感を感じにくいものです。成し遂げる意味・理由や根拠があるから行動できるのです。
つまりWhy(なぜ、何の為に)は、ものごとの動機を考えるための項目なのです。目的と行動(結論)が一致していると、人は安心して行動ができるのです。
「仕事で成果を出すために、毎日本を読む習慣を身につける」
「毎日を楽しく健康で過ごすために、運動の習慣をつける」
理由と行動そして手段や方法を考えるために、5W1Hを活用しましょう。
Why(なぜ、何の為に)は「5回のなぜ」で掘り下げよう
「5回のなぜ」はトヨタ自動車で使われている、本質的な原因を導き出す思考手順です。トヨタではトラブルや問題が起こった時に原因究明の為に使われています。
目的や目標を決める時にも5W1Hの考え方は役に立ちます。
場面によって使い分ける5W1Hの考える順番
決まり文句のように「いつ」「どこで」から考えはじめるのはやめましょう。
5W1Hは場面によって考える順番を変えた方が、効果的に使うことができます。
たとえば、課題解決を考える時・商品戦略の立案などは「Why(なぜ、何の為に)」から考えます。
仕事の場面・考える順番について考えていきましょう。
アイデア・企画を考えるときの5W1Hの順番
「Why(なぜ、何の為に)」「What(何を)」から考えましょう。
- なぜ、その新商品が必要なのか:Why(なぜ、何の為に)
- どんな商品なのか:What(何を)
- 発売時期はいつ頃か:When(いつ)
- 店舗で販売するのか・Webで販売するのか:Where(どこで)
- ターゲットは誰か:Who(誰が、誰に、誰と)
- 売るために必要なプロモーションは何か:How(どのように、アイデア)
アイデアを考える時は、抽象度の高い項目から考えていきます。その後、具体的な行動を考えていきましょう。
具体的で細かいことから考えてしまうと「そもそも論」が出てきた時に、また一から考え直さなくてはいけなくなります。大幅な変更を繰り返すうちに、本来の目的を見失ってしまいます。
抽象的な問いからはじめ、本質的な問題を明確してから、具体的な手段や方法・時期を考えていきましょう。
報告書や記録をつける時の5W1Hの順番
報告書は「いつ」「どこで」から書いていきます。
報告書や記録・議事録などの、考えや議論が終わっている状態であれば、日時や場所、時間やメンバーなど、舞台設定や状況の描写から書いて構いません。そして具体的な内容を綴っていきましょう。
論文などの論理的な文章を書く場合
「Why(なぜ、何の為に)」「What(何を)」などの結論から先に伝える方がいいでしょう。結論を述べた後、理由や根拠を書いていきます。
結論というゴールを先に語らないままの文章は、読み手を不安にさせます。まずは何を伝えたいか・どうしたいのかをハッキリとさせましょう。そのあと日時や状況、根拠やデータを提示していきましょう。
5W1Hを使って伝える順番を意識しよう
会話やメール・SNSなど、5W1Hを意識すると内容が相手に伝わりやすくなります。お互いにコミュニケーションにかかる負担が減るので会話がスムーズになります。
5W1Hでコミュニケーションの負担を減らそう
5W1Hを意識して会話をすると、相手は順序よく会話の内容を受け取ることができます。
たとえば、友達をご飯に誘う場合。
日時と結論を先に伝えて、食事に誘う理由を後にしています。順序を入れ替えてみると、内容が伝わりにくくなります。
最後まで話を聞かないと、食事の誘いだということが分かりません。
どちらの会話がストレスなく話を聞けますか?
仕事の場面でのコミュニケーション
仕事の依頼・報告なども一緒です。まずは結論となる「What(何を)」要求や依頼から伝えましょう。まずは相手にゴールをイメージさせることが重要です。
仕事の報告でよく「結論から話せ」と言われますよね。それは会話のゴールを先に持ってきて内容を分かりやすく話せといわれているのです。
5W1Hはコミュニケーションの基礎だ
5W1Hを意識してコミュニケーションをすることは、仕事の基礎だといわれますが、きちんと身についている人はそれほど多くありません。
伝えたいことが伝わらない・考えがまとまらないなどのコミュニケーションのストレスが無くなれば、仕事にもプライベートにも良い影響をもたらすでしょう。
社会人1年生に戻ったつもりで5W1Hを使って、結論から考える・結論から伝えることを意識するようにしてみてください。