散らかった部屋で作業していませんか？
今すぐ整理・整頓して片付けましょう。
仕事はが捗らないのは、モチベーションの問題ではなく、整理・整頓されていない仕事場のせいかもしれません。
ある大学の研究によると、整理・整頓されていない乱雑な環境で作業をすると仕事の生産性は著しく低下するそうです。それは、目から入る乱雑な環境が脳の認知機能を低下させ、集中力を奪うからです。
また、散らかった環境は「ストレス」や「不安」といったネガティブな影響をもたらすとのこと。
「よし！仕事するぞ！」と、作業を始めたにもかかわらず、スマホをいじったり、漫画・雑誌を読んだりすることはないですか？
乱雑な環境は多くの無駄を生み出し、仕事の足を引っ張っているのです。
そこで解決策のアイデアとして、「5S活動」を紹介したいと思います。
- 整理・整頓が苦手で続かない
- モノが多くて整理・整頓どころではない
- 他人の在宅環境が気になる
仕事の生産性を上げ、早く終わらせて、遊ぶ時間や家族との時間を大切にしませんか？
自己紹介が遅れました。はじめまして「寿（ひさし）」といいます。
僕は、もともとWeb制作会社でエンジニアをしていました。
2020年を境に、世の中の働き方は変化し、急激に在宅勤務へと移行していまよね。僕も、オフィスに出勤することはほとんど無く在宅勤務が中心となりました。
オフィスまでの通勤時間は1時間。在宅作業が始まった当初は、時間のゆとりが生まれ、ありがたいと感じていまいした。
自宅の落ち着く環境で、好きな音楽をかけ、必要な本も揃っている。気兼ねなくネットサーフィンも出来る。言うことなしです。
しかし、ひとつきも経たないうちに問題が出てきます。思ってた以上に仕事が捗らないのです。その原因は、監視の目が無くいつでも仕事ができるという余裕。それと、手の届く範囲にスマホがあり、漫画があり、好きなものがあるという誘惑でした。
仕事以外の作業に手を伸ばす時間が多くなり、仕事に必要な集中力と生産性は下がりました。その結果、オフィス勤務以上に労働時間が長くなってしまったのです。
在宅勤務は、作業風景が見えないぶん成果で評価されます。夜遅くまで働いていても、成果が上がっていなければ評価されないのです。
「これではいかん！」と思い、作業環境を見直そうと思いました。そして、「5S活動」に行き着きました。
整理・整頓は当たり前のことです。しかし、当たり前だからこそ見落としてしまいます。この記事では、5S活動の解説と、僕の作業環境を紹介したいと思います。
あなたの有意義な時間を増やす、アイデアになれば幸いです。
5S活動とは？
はじめに「5S活動」を解説しますね。
5S活動は、職場環境の改善や維持のために用いられるスローガンのことです。主に製造業で利用され、医療現場でも用いられています。トヨタ自動車が起源という説があることで有名です。
5つのチェック項目、整理・整頓・清掃・清潔・躾（しつけ）それぞれの頭文字（ローマ字）の「S」を取り「5S」と名付けられています。
5S活動の定義
5Sの定義は以下の通りです。整理・整頓を区別して理解することが重要だと思います。
整理：余分な物をなくし、必要なものが欠ける事なく置いてある状態
整頓：どこに何があるか分かりすぐ取り出せる状態
清掃：ゴミやホコリをまんべんなく取り除き、気持ちよくする
清潔：決められた事が確実に守られ気持ちのよい環境が維持されている
躾：自然にできるように習慣づける
5S活動の目的
5S活動の目的は、整理・整頓ではありません。作業環境の整理・整頓によって、効率的な作業環境にすることで、作業環境におけるあらゆる無駄を無くし、余裕を生み出すことです。
余裕が生まれれば、仕事上のトラブルやミスは減り、クオリティーも向上します。結果的に生産性はあがります。それらを達成するための手段として、整理・整頓あると考えましょう。
5S活動から得られる価値
僕が、5S活動を実践して得られた価値は以下の通りです。
- 仕事が早く終わり遊ぶ時間は増える
- 時間に余裕が生まれ別の学習時間を生み出す事ができる
- ミスや修正が減り作業品質は上がる・評価は上がる
- 作業時間が短縮され納期に間に合う
冒頭でも言いましたが、在宅勤務では、成果・結果が評価の対象となります。仕事の生産性にこだわるのであれば、5S活動のアイデアを活用しない手はないです。
整理・整頓がされた清潔な在宅環境の方が、気持ちよく仕事ができます。
5Sが考える「無駄の定義」とは？
5S活動の目標は、作業環境におけるあらゆる無駄を無くすことです。5S活動を深く理解するには、これから解説する「生産性を下げる7つの無駄」を理解する必要があります。
生産性を下げる7つの無駄
以下、7つの無駄が「5S活動における無駄」と定義されています。
- つくりすぎの無駄
- 手待ちの無駄
- 運搬の無駄
- 加工そのものの無駄
- 在庫の無駄
- 動作の無駄
- 不良をつくる無駄
① つくりすぎの無駄
必要以上に多く生産したり、必要時期にない製品をつくること
② 手待ちの無駄
作業者が次の作業に進もうとしても進めず、一時的に何もすることがない状態のこと
③ 運搬の無駄
- 運搬は原価を高める要因になる
- 運搬そのものを減らすとムダを排除できる
④ 加工そのものの無駄
生産や品質にこだわり過ぎること
⑤ 在庫の無駄
- 必要以上に材料や仕掛品、完成在庫が出ること
- 在庫を保管するスペースのコストも発生する
⑥ 動作の無駄
- 付加価値を生まない人の動き
- ムダな動作や歩行
- 無理な姿勢での作業
⑦ 不良をつくる無駄
廃棄が必要な不良品や手直しが必要な製品をつくること
これら、7つの無駄を解消するために、5S活動はあるのです。
生産性を上げる在宅環境の具体的なアイデア
ここからは、僕の在宅勤務の環境を例に具体的なアイデアを紹介してきます。
仕事環境と生活環境を区別しよう
僕の仕事部屋は次の写真の通りです。
ひと部屋丸ごと仕事専用の部屋にすることをオススメします。やはり、生活環境と仕事環境を一緒にすると気持ちの切り替えなどが難しくなります。家庭の部屋事情で場合は、パーテーションで区切るなど工夫して、空間を分けるといいでしょう。
まず、捨てる
まず、いらないモノは処分して、スペースを空けることが大事です。物理的なスペースをつくることにより、整理・整頓をしやすくできます。
いらないモノは思い切って処分する
今の自分にとって必要のないものは、捨てましょう。
わかりますよ。大事にとってあるものほど、手放すことは容易ではありません。ですから、必要と不要を見極めていく作業から始めましょう。
- 本・CD・DVD
- 洋服
- 古く使っていないAV機器
- カラーボックス・メタルラックなどの家具
- 箱類（PCの箱、ディスプレイの箱など）
ただ処分するのではなく、メルカリ出品やネットオークション・リユース出来ないか検討してくださいね。あなたにとって価値の薄れたものでも、使う誰かによっては価値があるものかも知れません。
いらない情報を処分する
整理・整頓が必要なことは、物理的なスペースだけとは限りません。頭の中・パソコンの中にも「いらない物」はあるのです。主に情報です。
- 仕事関係の書類
- 名刺・連絡先・メール
- USBメモリなどの物理データ
物理的なスペースと脳のスペースをシンプルにすれば、目の前のことに集中しやすくなり、結果、仕事の生産性は上がるのです。
いらないモノを処分することは「自分にとって本当に必要なモノを見極める行為」です。物質的な物だけでなく、目に見えない情報などの精神的なことも、整理しすることをオススメします。
では、次の項目で、5S活動に基づいた具体的なアイデアを紹介していきます。
【5S活動】整理のアイデア
5S活動における整理とは、「余分なものをなくし、必要なものが欠ける事なく置いてある状態」です。以下が、余分なもの定義されています。
- 今使っていないもの
- いつか使うもの
- といあえず置いておこうといったもの
- 壊れたりして使えなくなったもの
在宅環境のスペース確保するために、まず、整理します。断捨離とも言えるでしょう。では、整理の視点を具体的に解説していきます。
1年以上使っていないモノを処分する
モノは使ってこそ、生活を豊かにします。押入れやクローゼットに保管してあるだけでは意味がありません。むしろ、保管場所や管理などのコストを支払っていると考えましょう。
コレクションとは区別することも大切です。コレクションは「鑑賞して気持ちを落ち着かせる」などの価値があります。大切にしているコレクションを無理に処分する必要はありません。
衣類は必要最低限にする
今、着ていない服は今後も着ることはないでしょう。古いモノは処分し、新しいモノが入るスペースを作ります。
- 1年間着ていない服は来年も着ないので処分する
- 流行りのファッションは時代に遅れて行くので処分する
- 在宅勤務で服の数がいらなくなったので処分する
衣類・ブランド品などは、メルカリ出品すると意外と売れます。思い切って整理しましょう。
本は電子書籍・CD・DVDはサブスクリプションへ移行する
電子書籍・音楽ストリーミングサービスを活用します。
僕は、本はKindle UnlimitedとKindleタブレット、音楽や映画は、amazon primeがあれば十分でした。電子サービスを使うことで、かなりのスペースを生み出せます。
しかも本は、メルカリ出品でサクサク売れます。その利益でKindleタブレットを購入しました。
AV機器の箱は処分しよう
PCモニターやAV機器の箱はスペースを取ります。「壊れた時の保証」「売る時の為」など理由で、とりあえずで置いていたものは処分しました。
名刺・会社書類はクラウドで管理しよう
名刺に関しては「1年以上連絡していない人」は、SNSで十分だと判断。会社書類はPDFにしてクラウドストレージに保存するようにしました。
名刺管理アプリ Eight
PDF変換アプリ
- CamScanner
- アクロバットリーダー
Dropbox
Dropboxはgoogleのアプリケーションと連携しています。パソコン内の情報を一元管理することで、どのデバイスからでもアクセスでき、パソコン内のファイルはスッキリします。
- googleドキュメント（ワード）
- googleスプレッドシート（エクセル）
- googleスライド（パワーポイント）
連絡先・メールの整理しよう
メールや電話帳も整理しましょう。以下のデータは削除しました。
- 不要な連絡先・メール
- 取引先で退職された方の連絡先
- 読んでないメルマガ・ゴミ箱の中
パソコンのデスクトップには何も置かない
デスクトップにファイルは置かないようにします。クラウドストレージで保管しているので、外出先でスマホからアクセス出来るので便利です。
デスク周りを整理しよう
今現在使っていないペンやノートは収納します。人間は目に入る情報が多くなると、集中力が低下します。使わないものはしまう方がいいでしょう。モニターの下に机上ラックがあると収納に便利です。
【5S活動】整頓のアイデア
5S活動における整頓とは、「どこに何があるか分かりすぐ取り出せる状態」です。整頓には、基本的な「三定」という考え方があるのでご紹介します。
整頓の基本「三定（さんてい）」
三定とは、以下のみっつの考え方で成り立っています。
- 置く場所を定める
- 置くものを定める
- 置く量を定める
では、僕の本棚を例に解説していきます。
置く場所を定める
ジャンルを決めず置かれた本棚は、いざ読もうと思った時に探す手間がかかります。図書館を想像してみてください。きちんとジャンル別に分けられ、案内があるから、膨大なほんの中から、目当ての本を探せるのです。
- Webライティング関連
- コピーライティング関連
- ブランディング関連
- 自己啓発関連
- ノンジャンル
僕の本棚の紹介でした。この考え方を衣類の整頓・パソコンのファイル整頓などに応用してください。
置くものを定める
本棚は本を置くためのスペースです。小物やインテリアを置きたくなりますが、できる限りやめておきましょう。
- 本棚は本以外置かない
- 電子書籍でいいものは置かない
僕は、何度も読み返したい本は、紙の書籍で買うようにしています。ある意味コレクションしているのかも知れません。新刊・流し読み・暇つぶしなどの本は電子書籍で買うようにしています。
置く量を定める
本棚に入る量以上の本は、買わないようにしています。物理的なスペースには限りがあるため、量を決めておくことは大切でしょう。
- 本棚に収まる量にする
- 溢れそうな場合はスペースを開けてから購入する
これら三定を意識すると、いつもと違う場所に置いてある違和感に気づきます。また、モノを無くしたり、モノを探す無駄な時間も減ります。
【5S活動】清掃のアイデア
5S活動における清掃とは、「ゴミやホコリをまんべんなく取り除き、気持ちよくする」 です。これはそのまま掃除と捉えてください。
在宅環境には物を置きすぎない
在宅環境の掃除をしやすくするには、物を置きすぎない事です。掃除する為に物を移動する手間がなければ、掃除はすぐ終わります。
【5S活動】清潔のアイデア
5S活動における清潔とは、「決められた事が確実に守られ気持ちのよい環境が維持されている」です。
要するに清潔とは、整理・整頓・清掃が守られていることです。
整理・整頓・清掃のタイミングを決めましょう
清潔を習慣化することが重要です。僕は、毎朝、掃除機をかけ、散らかったモノがあれば定位置に戻すことにしています。
- 朝、5分掃除
- 昼、5分整理・整頓
- 在宅勤務終了、5分整理・整頓
清潔のポイントは、汚れた時はその場で清掃し、在宅勤務でもきちんと着替えることです。気持ちの切り替えが大切です。
【5S活動】躾（しつけ）のアイデア
5S活動における躾とは、「自然にできるように習慣づける」です。習慣化しやすいように目的や目標を明確にすることが大切です。
5S活動のスケジュールを作る
5S活動の1日の習慣を作りましょう。清潔を意識する習慣を作ります。
起床（朝食）
↓
着替え（気持ちの切り替え）
↓
【5S活動】清掃
↓
勤務開始
↓
昼
【5S活動】整理・整頓
↓
勤務開始
↓
【5S活動】整理・整頓
↓
在宅勤務終了
習慣化は脳の働きによるものが大きく、思い込みを書き換えることで継続しやすくなります。
5S活動の目的を再確認する
なんのために5S活動に取り組んでいるかを常に意識しましょう。5S活動の目的は、実践することで無駄な時間を省き、大切なことに使う時間を増やすことです。
何度でも目的に立ち返り、5S活動を継続していきましょう。
5S活動の目的を見失わないようにする
ここまで読んで頂いてありがとうございます。
5S活動の目的は、何度も申し上げていますが、
大切なことに使う時間を増やすことです。
生産性の高い在宅勤務環境で質の高い仕事をすることが、いい成果や評価をもたらし、結果的に生活は豊かになっていきます。ゆとりのある生活は、不安やストレスを軽減してくれるでしょう。
継続して続けることは、簡単ではないですが、挫けそうな時は目的に立ち返ってくださいね。僕もそうしています。
この記事が、あなたのお役に立てたなら、うれしいです。
