5S活動のアイデアで在宅ワークを快適な環境にしよう
在宅ワーク、はかどってますか?
通勤に時間を使うことがなく煩わしい人間関係もない在宅ワークは、一度経験してしまうと手放せない働き方のひとつだと思います。
しかし在宅ワークは仕事をしている姿を見せられない分、成果を出さなければ評価されない実力主義な側面が強くなります。
もし在宅ワークで生産性が上がっていないのであれば、在宅環境に問題があるかもしれません。
あなたの能力が存分に発揮できないかもしれません。
こんにちは、のざき寿(ひさし)といいます。元芸人です。
ぼくは以前、ホームページ制作会社でエンジニアをしていました。その会社では2020年ごろから在宅ワークが中心となり、週のほとんどを自宅で仕事するようになりました。
はじめは快適に仕事していたのですが次第に生産性が思ったように上がらないことに気づきます。自宅が仕事に適した環境ではなかったのです。
在宅ワークが捗らないのはあなたの能力が不足しているわけではなく、仕事をしているその環境・周りの状況が関係しているかもしれません。
散らかった部屋で作業していませんか?
あなたの興味や意識を奪うモノに囲まれていませんか?
整理整頓されていない環境は、人の集中力と注意力を奪います。5S活動は在宅ワークの生産性を上げるひとつの解決策になると思います。
仕事を早く終わらせて会社の評価を上げ、そして友達との時間・家族との時間を増やしましょう。
5S活動で在宅ワークの環境を整理・整頓しよう
ある大学の研究によると、整理・整頓されていない乱雑な環境で作業をすると仕事の生産性は著しく低下するそうです。
乱雑な環境が脳の認知機能を低下させ集中力を奪うからです。要するに「よし!仕事するぞ!」と作業に取り掛かる前に、スマートフォンをいじったり、漫画・雑誌を読んだりすることです。
さらに、散らかった環境は「ストレス」や「不安」といったネガティブな影響をもたらします。
5S活動とは
5S活動は、職場環境の改善や維持のために用いられるスローガンです。
主に製造業で利用されていますが、医療現場でも用いられている考え方です。もともとトヨタ自動車が起源という説があります。
5S活動の定義
5つのチェック項目、整理・整頓・清掃・清潔・躾(しつけ)それぞれの頭文字(ローマ字)の「S」を取り「5S」と名付けられています。
- 整理:余分な物をなくし、必要なものが欠ける事なく置いてある状態
- 整頓:どこに何があるか分かりすぐ取り出せる状態
- 清掃:ゴミやホコリをまんべんなく取り除き、気持ちよくする
- 清潔:決められた事が確実に守られ気持ちのよい環境が維持されている
- 躾:自然にできるように習慣づける
5S活動の目的とメリット
5S活動の目的は、整理・整頓ではありません。作業環境の整理・整頓によって、効率的な作業環境にすること、作業環境におけるあらゆる無駄を無くし余裕を生み出すことにあります。
余裕が生まれれば仕事上のトラブルやミスは減りクオリティーが向上します。結果的に生産性はあがります。
5S活動のメリットをまとめてみますね。
- 仕事が早く終わり遊ぶ時間は増える
- 時間に余裕が生まれ別の学習時間を生み出す事ができる
- ミスや修正が減り作業品質は上がる・評価は上がる
- 作業時間が短縮され納期に遅れなくなる
整理・整頓がされた清潔な在宅環境は仕事に集中できます。つまり散らかった部屋では生産性は上がらないのです。
この5S活動の考え方を、在宅ワークの環境整備に応用していきます。
5S活動の根底にある「生産性を下げる7つの無駄」とは?
5S活動の具体的なアイデアを語る前に、5S活動の考え方の根底にある「生産性を下げる7つの無駄」について理解しておく必要があります。
5S活動の目標は、作業環境におけるあらゆる無駄を無くすことです。以下の7つの無駄が「5S活動における無駄」と定義されています。
- つくりすぎの無駄
- 手待ちの無駄
- 運搬の無駄
- 加工そのものの無駄
- 在庫の無駄
- 動作の無駄
- 不良をつくる無駄
(1)つくりすぎの無駄
必要以上に多く生産したり、必要時期にない製品をつくったりすること。在庫管理に影響します。
(2)手待ちの無駄
作業者が次の作業に進もうとしても進めず、一時的に何もすることがない状態のこと。つまり時間の無駄を作らないことです。
(3)運搬の無駄
- 運搬は原価を高める要因になる
- 運搬そのものを減らすとムダを排除できる
(4)加工そのものの無駄
生産や品質にこだわり過ぎること。求められる以上の品質は無駄を生み出します。
(5)在庫の無駄
- 必要以上に材料や仕掛品、完成在庫が出ること
- 在庫を保管するスペースのコストも発生する
(6)動作の無駄
- 付加価値を生まない人の動き
- ムダな動作や歩行
- 無理な姿勢での作業
(7)不良をつくる無駄
廃棄が必要な不良品や手直しが必要な製品をつくること。
これら7つの無駄を視点にして、5S活動を進めていきます。
整理のアイデア
5S活動における整理とは「余分なものをなくし必要なものが欠ける事なく置いてある状態」です。
- 今使っていないもの
- いつか使うもの
- といあえず置いておこうといったもの
- 壊れたりして使えなくなったもの
これらを余分なものと定義します。
では、整理の視点をいくつか見ていきましょう。
まずは捨てることから始めよう
いらないモノは処分してスペースを空けることから始めます。物理的なスペースをつくると、整理・整頓しやすくなります。
- 本・CD・DVD
- 洋服
- 古く使っていないAV機器
- カラーボックス・メタルラックなどの家具
- 箱類(PCの箱、ディスプレイの箱など)
ただ処分するのではなく、メルカリ出品やネットオークションでリユース出来ないか検討してみまっしょう。
あなたにとって価値の薄れたものでも、使うひとによっては価値があるものかもしれません。
いらない情報を削除する
整理・整頓は物理的なスペースだけとは限りません。頭の中やパソコンにも、いらない情報があります。
- 不要になった仕事関係の書類
- 名刺・連絡先・メール
- USBメモリなどの物理データ
脳内の情報をシンプルにすると、余計なことを考えなくて済みます。目の前のことに集中しやすくなります。
コレクションと区別することも大切です。コレクションは「鑑賞して気持ちを落ち着かせる」などの価値があります。大切にしているコレクションを無理に処分する必要はありません。
いらないモノを処分することは「自分にとって本当に必要なモノを見極める行為」です。
電子書籍・音楽・動画配信サービスを活用する
電子書籍・音楽ストリーミングサービスを活用します。
オンラインストレージを利用する
ぼくは、Dropboxというオンラインストレージを活用しています。パソコン内のデータはオンラインストレージ保存することでどのデバイスからでもアクセスできるようになります。
連絡先・メールの整理しよう
メールや電話帳も整理しましょう。以下のデータは削除しました。
- 不要な連絡先・メール
- 取引先で退職された方の連絡先
- 読んでないメルマガ・ゴミ箱の中
パソコンのデスクトップには何も置かない
デスクトップにファイルは置かないようにします。ちらかったデスクトップはそれだけで集中力が下がってしまいます。
デスク周りを整理しよう
使っていないペンやノートは収納します。人間は目に入る情報が多くなると集中力が低下します。使わないものはしまう方がいいでしょう。
整頓のアイデア
5S活動における整頓とは「どこに何があるか分かりすぐ取り出せる状態」です。整頓には「三定」という考え方があるのでご紹介します。
整頓の基本「三定(さんてい)」とは
三定は、以下の考え方で成り立っています。
- 置く場所を定める
- 置くものを定める
- 置く量を定める
本棚を例に解説していきます。
置く場所を定める
本棚はジャンルを決めず置かれていると、いざ読もうと思った時に探す手間がかかります。図書館を想像してみてください。きちんとジャンル別に分けられ案内があるから、膨大な書籍の中から本を探せるのです。
- Webライティング関連
- コピーライティング関連
- ブランディング関連
- 自己啓発関連・ビジネス書
- ノンジャンル
ぼくの本棚はこのように分かれています。
置くものを定める
本棚は本以外を置かないようにしましょう。
ぼくは何度も読み返したい本を紙の書籍で買うようにしています。ある意味コレクションです。新刊・流し読み・暇つぶしなどの本は電子書籍で買うようにしています。
置く量を定める
本棚に入る量以上の本は買わないようにしています。物理的なスペースには限りがあるため、量を決めておくことは大切でしょう。
- 本棚に収まる量にする
- 溢れそうな場合はスペースを開けてから購入する
三定を意識して整頓すると、モノを無くしたり、モノを探したりする無駄な時間が減ります。
清掃のアイデア
5S活動における清掃とは「ゴミやホコリをまんべんなく取り除き、気持ちよくする」 ことです。これはそのまま掃除と捉えてください。
在宅環境には物を置きすぎない
在宅環境の掃除をしやすくするには、物を置きすぎない事です。掃除する為に物を移動する手間がなければ、掃除はすぐ終わります。
清潔のアイデア
5S活動における清潔とは「決められた事が確実に守られ気持ちのよい環境が維持されている」です。
要するに清潔とは、整理・整頓・清掃が守られていることを意味します。
整理・整頓・清掃のタイミングを決めましょう
清潔は習慣化することが重要です。ぼくは毎朝、掃除機をかけて散らかったモノがあれば定位置に戻すことにしています。
- 朝、5分掃除
- 昼、5分整理・整頓
- 在宅勤務終了、5分整理・整頓
清潔のポイントは、汚れた時はその場で清掃し毎日清掃を行うことです。在宅ワーク環境の居心地を保っていきましょう。
躾(しつけ)のアイデア
5S活動における躾とは「自然にできるように習慣づける」ことです。習慣化しやすいように目的や目標を明確にすることが大切です。
5S活動のスケジュールを作ろう
5S活動を意識した、1日の習慣を作りましょう。
習慣化は脳の働きによるものが大きく、思い込みを書き換えることで継続しやすくなります。
5S活動の目的を再確認する
なんのために5S活動に取り組んでいるかを常に意識しましょう。5S活動の目的は無駄な時間を省き、大切なことに使う時間を増やすことです。
5S活動で快適な在宅ワーク環境を手に入れよう
ぼくはひと部屋丸ごと仕事専用の部屋にすることをオススメします。
やはり生活環境と仕事環境を一緒にすると気持ちの切り替えなどが難しくなります。ひと部屋が難しい場合は、パーテーションで区切るなど工夫して空間を分けるといいでしょう。
生産性の高い在宅ワーク環境はいい成果や評価をもたらします。ゆとりのある生活、不安やストレスを軽減してくれるでしょう。
5S活動の目的は、無駄を省き大切なことに使う時間を増やすことです。
快適な在宅ワーク環境を手に入れてくださいね。